614577
Dotacje
Jak bez poprawek przeprowadzić przetarg na portalu ogłoszeń ARiMR
10.08.2017 8432 0

Przeprowadzenie postępowania ofertowego na portalu ARiMR wiąże się z dwoma podstawowymi problemami. Po pierwsze nie chcemy żeby zlecenie trafiło w przypadkowe ręce bo z reguły mamy już upatrzoną firmę, z którą chcemy zrobić interes. Po drugie ponad 90% postępowań ofertowych wraca do poprawy lub jest odrzucana i wymaga ponownego przeprowadzenia. A to ogromny koszt straconego czasu. Zatem należy postawić pytanie: czy przeprowadzenie poprawnego postępowania w taki sposób, żeby wygrała określona firma jest możliwe ? Ja uważam, że TAK. W tym artykule, który będzie stanowił miniporadnik opowiem Ci jak to zrobić krok po kroku.

Czego dowiem się z tego artykułu:

  • Jakie elementy powinno zawierać poprawne zapytanie ofertowe ?
  • Jakie elementy powinien zawierać protokół ?
  • Jak przeprowadzić „przetarg” i wyłonić wykonawcę ?
  • Jakich błędów unikać ?
  • Jak przeprowadzić postępowanie, żeby zlecenie nie trafiło w przypadkowe ręce ?

Zacznijmy od początku i odpowiedzmy sobie na pytanie Kto i w jakich okolicznościach jest zobowiązany do stosowania zasad konkurencyjności ?

Temat dotyczy wszystkich wnioskodawców, którzy realizują swoje projekty w ramach programów dotacyjnych PROW 2014-2020, takich jak Modernizacja gospodarstw rolnych, Przetwórstwo i marketing czy działań realizowanych za pośrednictwem LGD. Podstawę prawną reguluje Rozporządzenie w sprawie wyboru wykonawców zadań ujętych w zestawieniu rzeczowo-finansowym operacji – Całe rozporządzenie możesz pobrać tutaj. Zasady konkurencyjności to nic innego jak lżejsza forma przetargu stosowanego według ustawy Prawo zamówień publicznych. 

Do stosowania zasad konkurencyjności jesteś zobowiązany, jeżeli wartość Twojego zadania ujętego w zestawieniu rzeczowo-finansowym przekracza 20 tys. zł netto. Ale tutaj jedna uwaga. Jeżeli Twoje zestawienie rzeczowo-finansowe obejmuje kilka zadań, poniżej 20 tys., które mógłbyś zlecić jednej firmie, a ich łączny koszt przekracza 20 tys. to i tak jesteś zobowiązany do stosowania zasad konkurencyjności w stosunku do każdego zadania – czyli raczej nie obejdziesz tego wymogu dzieląc zadania na mniejsze.

Wniosek o nadanie uprawnień do portalu ogłoszeń ARiMR

Postępowanie w ramach zasad konkurencyjności przeprowadzamy kiedy mamy podpisaną umowę na dofinansowanie, a cała zabawa rozpoczyna się od wyrobienia loginu i hasła, który daje dostęp do portalu ARiMR (portal znajdziesz pod adresem www.portalogloszen.arimr.gov.pl ). W celu otrzymania loginu i hasła musisz wypełnić prosty wniosek, który należy złożyć w Biurze Powiatowym ARiMR (wniosek możesz pobrać TUTAJ.. ). Z doświadczenia wiem, że z użytkowaniem loginu i hasła są problemy. Czasami zdarza się, że nie możemy się zalogować, innym razem mamy problemy z dodawaniem załączników do ofert. Jeżeli logi i hasło nie działa, najprostszym sposobem jest powtórne zwrócenie się do Biura Powiatowego o nadanie nowych uprawnień.

Kiedy już dysponujemy dostępem do portalu ogłoszeń ARiMR, kolejnym krokiem jest opracowanie zapytania ofertowego wraz z ewentualnymi załącznikami takimi jak formularze oświadczeń, ofert i umów. Szczegółowe zasady sporządzania zapytania ofertowego opisałem poniżej. Zapytanie ofertowe wraz z załącznikami umieszczamy na portalu ogłoszeń ARiMR. Możemy to zrobić poprzez wypełnienie formularza zapytania ofertowego albo tak jak zdecydowana większość osób poprzez załączenie wcześniej przygotowanie zapytania. Zgodnie z obowiązującymi przepisami minimalny czas trwania postępowania w przypadku dostaw wynosi 7 dni, a w przypadku robót budowlanych 14 dni. Jest to czas podczas, którego musimy przyjmować wszystkie oferty, które wpływają w odpowiedzi na zamieszczone zapytanie. Oczywiście my sami decydujemy o tym w jaki sposób zapytania zostaną nam dostarczone. Między innymi może to być złożenie oferty osobiste, dostarczenie jej pocztą lub przesłanie w ramach wiadomości mailowej. Po upływie wymaganego okresu musimy rozstrzygnąć  przeprowadzone postępowanie ofertowe i udokumentować je protokołem. Rozstrzygnięcie składa się z dwóch etapów. W ramach pierwszego sprawdzamy czy wszystkie ofert, które wpłynęły w odpowiedzi na zapytanie ofertowe spełniają warunki udziału w postępowaniu. Właśnie na tym etapie odrzucamy wszystkie oferty, które np. nie wpłynęły w terminie lub nie spełniają innych wymogów, które postawiliśmy w zapytaniu ofertowym. W drugim etapie dokonujemy porównania ofert, ale tylko tych, które nie zostały odrzucone jako niespełniające warunków określonych w zapytaniach ofertowych. Całe postępowanie kończy ogłoszenie wygrywającej oferty na portalu ARiMR.

Zakończenie całej procedury przetargowej w ramach zasad konkurencyjności niestety nie jest końcem naszych obowiązków związanych z rozliczeniem dotacji. Kolejnym etapem jest przedstawienie całej dokumentacji do Oddziału Regionalnego ARiMR w celu jej akceptacji. Ale po kolei. Zacznijmy od tego co powinno zawierać poprawnie przygotowane zapytanie ofertowe.

Co powinno zawierać zapytanie ofertowe PROW 2014-2020

Zapytanie ofertowe to dokument, który opisuje przedmiot zamówienia i określa zasady udziału w postępowaniu. Każde zapytanie ofertowe przygotowywane na portal ARiMR, minimalnie musi zawierać następujące informacje:

  • Opis przedmiotu zamówienia;
  • Warunki udziału w postępowaniu;
  • Kryteria oceny oferty;
  • Opis sposobu przyznawania punktacji;
  • Informacje na temat zakresu wykluczenia:
  • Termin składania ofert;
  • Termin realizacji zamówienia;
  • Miejsce składania ofert;
  • Akceptowalne formy składania ofert;
  • Wymagania co do oferty;
  • Pozostałe informacje.

Ok, to przyjrzyjmy się wszystkim tym pozycją bardziej szczegółowo.

Opis przedmiotu zamówienia

W tym miejscu powinniśmy tak szczegółowo jak to tylko możliwe opisać to co chcemy kupić, pamiętając o kilku fundamentalnych zasadach. Opis zadania powinien w sposób jednoznaczny i wyczerpujący określać to co chcemy kupić. Jednoznacznie dokonując opisu nie możemy odnosić się do żadnego znaku towarowego, marki czy typu. Czyli jeżeli nasz przedmiot zamówienia sformułujemy jako Zakup opryskiwacza sadowniczego Agrola 1500 v, to będzie to nie poprawny sposób, ponieważ złamiemy zasadę dotyczącą zakazu podawania marki i typu przedmiotu zamówienia. W tej sytuacji bardziej właściwe było by określenie przedmiotu zamówienia jako Zakup opryskiwacza sadowniczego o pojemności 1500 litrów– jednak i taki zapis będzie błędny, ponieważ zawężamy grono możliwych do zakupu opryskiwaczy wyłącznie do tych o pojemności 1500 litrów, a to ogranicza możliwość konkurencji. W tej sytuacji powinniśmy trzymać się kolejnej zasady, która nakazuje nam tak formułować parametry i wyposażenie przedmiotu zamówienia aby nie wykluczać innych kontrahentów. W tej sytuacji określając parametr powinniśmy zastosować przedział lub podać minimalną wydajność jaka jest możliwa do zaakceptowania z naszej strony. Trzymając się tej zasady nazwa naszego przedmiotu zamówienia powinna brzmieć w następujący sposób: Zakup opryskiwacza sadowniczego o pojemności od 1000 do 1500 litrów. – niestety tak sformułowane zapytanie również może okazać się nie wystarczające z uwagi na fakt, że jest zbyt wąskie. Przedstawiając opis przedmiotu zamówienia powinniśmy w nim zawrzeć absolutnie wszystko czego oczekujemy od przedmiotu zamówienia. Czyli w przypadku naszego przykładowego opryskiwacza powinniśmy wypisać całe niezbędne wyposażenie, które będzie uzasadnione naszymi potrzebami, a jednocześnie nie ograniczy możliwości konkurowania pomiędzy poszczególnymi oferentami.

Częstym problemem jaki napotykam podczas sporządzania opisu przedmiotu zamówienia jest konieczność powoływania się na określone marki czy znaki towarowe. Z taką sytuacją najczęściej mam do czynienia kiedy przedmiotem zamówienia są roboty budowlane, a ja jestem zobligowany do załączenia przedmiaru robót z kosztorysu inwestorskiego, w którym zostały określone np. nazwy materiałów budowlanych. W takiej sytuacji konieczne jest zawarcie w opisie przedmiotu zamówienia zapisów mówiących o tym, że zamawiający dopuszcza zastosowanie materiałów / produktów innego producenta o równoważnych parametrach technicznych. To nie wszystko. Żeby nie było żadnych wątpliwości o co nam chodzi musimy określić zakres tej równoważności, Oto przykład:

Jeżeli w przedmiarze robót określono, że w budynku przechowalni owoców ma być zamontowana „Chłodnica typ VCIB-p66456 Goedhart”, to w zapytaniu ofertowym powinniśmy dokonać zapisu, że „Podany w przedmiarze robót typ chłodnicy tj. VCIB-p66456 Goedhart, ma jedynie charakter poglądowy. Zamawiający dopuszcza możliwość zamontowania chłodnicy innych producentów o równoznacznych parametrach. W tym przypadku przez równoznaczne parametry rozumie się montaż chłodnicy powietrza dla komory chłodniczej, w której będą przechowywane jabłka o kubaturze 820 m3.” i która zapewni możliwość przechowywania jabłek w odpowiednich warunkach.

Kiedy przebrniemy przez opis przedmiotu zamówienia przechodzimy do ustalenia warunków udziału w postępowaniu.

Warunki udziału w postępowaniu

Myślę, że żaden zleceniodawca nie chciałby, żeby jego zlecenie trafiło do „przypadkowej firmy”. Każdy chce mieć pewność, że kupi to co chce kupić na uzgodnionych wcześniej warunkach, bez żadnych niespodzianek po drodze. Niestety świat biznesu nie jest krystaliczny i zdarzają się firmy, które mają problem z jakością, zawalają terminy lub zwyczajnie nie są wstanie wykonać zlecenia, nie wspominając już o zwyczajnych oszustach. Przed tego typu sytuacjami możemy się zabezpieczyć właściwie określając warunki udziału w postępowaniu. Dlatego wobec wykonawcy możemy i powinniśmy mieć wymagania.

  1. Jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek posiadania odpowiednich uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności to powinniśmy o nie poprosić. Przykład, jeżeli przedmiotem naszego zamówienia jest zakup kwalifikowanego materiału nsadzeniowego drzewek jabłoni, to możemy poprosić oferenta o udokumentowanie faktu, że jest uprawniony sprzedać nam kwalifikowany materiał szkółkarski.
  2. Jeżeli wymagamy aby nasz potencjalny oferent posiadał odpowiednie doświadczenie do wykonania zadania to możemy poprosić go o referencje. Na przykład możemy poprosić go o udokumentowanie, że w okresie ostatnich 12 miesięcy wykonał minimum 3 podobne zlecenia.
  3. Możemy również oczekiwać żeby nasz potencjalny oferent dysponował odpowiednim potencjałem technicznym, ludzkim i finansowym, który zagwarantuje nam realizację naszego zlecenia bez niespodzianek. Ten wymóg możemy sobie zagwarantować np. obligując każdego oferenta do przedłożenia stosownego oświadczenia lub do podpisania umowy, która zawiera kary za niewywiązanie się z określonych obowiązków.

Niezależnie od tego jak określimy warunki udziału w postępowaniu, zawsze należy pamiętać o dwóch kwestiach. Po pierwsze warunki udziału w postępowaniu nie mogą ograniczać konkurencji. Po drugie zawsze należy jednoznacznie określić jak potencjalny oferent ma nam udokumentować spełnienie określonego warunku.

Kryteria oceny ofert

Zgodnie z rozporządzeniem w postępowaniu ofertowym musimy zastosować minimum dwa kryteria, z których obowiązkowym kryterium jest cena. Dodatkowo w tej pozycji powinna znaleźć się informacja odnośnie wagi punktowej jaką przydzielamy za określone kryteria. Przykładowo może to wyglądać w następujący sposób:

  1. Cena netto zamówienia – 70 pkt;
  2. Długość okresu gwarancji – 20 pkt;
  3. Czas realizacji zamówienia – 10 pkt.

To jakie kryteria wybierzemy i jaką wagę punktową im przyporządkujemy będzie miało olbrzymie znaczenie w procesie wyłonienia wykonawcy. Jeżeli na przykład chcemy, żeby nasze zamówienie zostało szybko wykonane, wówczas należy wzmocnić kryterium dotyczące czasu realizacji zamówienia, jeżeli chcemy żeby oferent objął nasze zadanie możliwie długą gwarancją wówczas należy wzmocnić kryterium dotyczące okresu gwarancji. Ułożenie kryteriów oceny ma bardzo duży wpływ na wynik całego postępowania.

Opis sposobu przyznawania punktacji

Kiedy mamy już kryteria wraz z ich wartościami wagowymi kolejną rzeczą do zrobienia jest opis sposobu liczenia punktów. Sposób przyznawania punktacji musi zapewnić zachowanie zasad konkurencyjności. Dlatego tutaj najlepszym rozwiązanie stanowi wzór matematyczny, który nie pozostawia wątpliwości co do sprawiedliwego przydziału punktów. Oto przykład:

Liczba punktów za dane kryterium  = (A / B) x C

A – Najlepszy wynik spośród wszystkich ofert;

B – Wynik badanej oferty;

C – Waga punktowa za określone kryterium.

Informacje na temat zakresu wykluczenia

W tym punkcie obowiązkowo musi znaleźć się informacja, że wykluczeniu będą podlegały wszystkie oferty składane przez podmioty powiązane osobowo i kapitałowo z zamawiającym. W przypadku powiązań kapitałowych sprawa jest jednoznaczna i dotyczy:

  • uczestniczenia w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
  • posiadania co najmniej 10% udziałów lub akcji;
  • pełnienia funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta lub pełnomocnika.

Jeżeli chodzi o powiązania osobowe według mnie należy uprościć sprawę. Krótko mówiąc interesu nie możemy zrobić z żadną z wymienionych poniżej osób:

  • mąż, żona;
  • ojciec, matka;
  • dziadek, babcia;
  • wnuk, wnuczka;
  • brat, siostra;
  • teść, teściowa;
  • szwagier, szwagierka.

Dodatkowo z postępowania powinniśmy wykluczyć wszelkie osoby, z którymi pozostajemy w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić wątpliwości co do zachowania bezstronności stron.

Ponad to z  postępowania powinniśmy wykluczyć oferty:

  • Których treść nie odpowiada zapytaniu ofertowemu;
  • Które zostały złożone po terminie składania ofert wskazanym w zapytaniu ofertowym;
  • Które zostały złożone przez podmiot niespełniający warunków udziału w postępowaniu;

Termin składania ofert

Minimalne terminy na składanie ofert zostały określone w rozporządzeniu. I tak, jeżeli chodzi o dostawę maszyn, urządzeń, wyposażenia to zamawiającego ma obowiązek przeprowadzić postępowanie, które nie będzie trwało krócej niż 7 dni. W przypadku zlecania robót budowlanych okres ten wynosi minimum 14 dni. Jeżeli w trakcie trwania postępowania zajdzie konieczność edytowania postępowania, wówczas mamy obowiązek wydłużyć go o minimum 3 dodatkowe dni.

Termin realizacji zamówienia

Określając termin realizacji zamówienia musimy wziąć pod uwagę czas na przeprowadzenie postępowania – czyli od 7 do 14 dni w zależności od typu zamówienia, czas na ocenę całej dokumentacji przez ARiMR – teoretycznie 30 dni, ale praktyka pokazuje, że okres ten często przekracza 2 miesiące, oraz czas na zrealizowanie zamówienia przez wykonawcę. Określając termin realizacji zamówienia warto wyznaczyć go na tyle odlegle aby nie było problemów z dochowaniem terminu.

Miejsce składania ofert

Wbrew pozoru miejscem składania ofert wcale nie musi być Twój adres zamieszkania – wyłącznie ty decydujesz gdzie wpływają oferty. W przypadku realizacji zamówienia polegającego na wykonaniu robót budowlanych warto również wskazać miejsce i czas w jakim potencjalny oferent będzie mógł zapoznać się z placem budowy i pełną dokumentacją projektową.

Akceptowalne formy składania ofert

W ramach przygotowywanego zapytania ofertowego powinieneś również określić w jakiej formie oferty mają być składane. Możliwe formy składania ofert między innymi to:

  • Osobiście – kiedy to potencjalny wykonawca w wyznaczonym miejscu i czasie przekazuje Ci ofertę do rąk własnych. W takiej sytuacji każdorazowo powinieneś pokwitować odbiór ofert swoim podpisem, któremu będzie towarzyszyło sformułowanie „wpłynęło dnia….. o godzinie …..”.
  • Pocztą – kiedy to oferta wpływa w wyznaczonym terminie za pośrednictwem poczty lub kuriera. W takiej sytuacji każdorazowo również zapisujemy datę i godzinę wpływu oraz zachowujemy kopertę. Co niezwykle istotne. Musimy pamiętać o określeniu czy decyduje data wpływu czy data nadania.
  • E-mail – kiedy to oferta wpływa na określony adres e-mail. W takiej sytuacji warto prosić o przesłanie oferty w formie załącznika do wiadomości, pamiętając o określeniu maksymalnego rozmiaru pliku.

Wymagania co do ofert

W tym punkcie musimy określić jakie są nasze minimalne wymagania odnośnie przedkładanych ofert. Określamy to poprzez wypisanie wymaganych elementów lub ewentualnie poprzez zobligowanie potencjalnego wykonawcy do złożenia oferty na formularzu stanowiącym załącznik do zapytania ofertowego. W przypadku rozwiązania z formularzem ofertowym warto zostawić wykonawcy furtkę i dać mu możliwość złożenia oferty na jego własnym formularzu, pod warunkiem, że będzie on zawierał wszystkie elementy znajdujące się w naszym formularzu. Ja osobiście stosuje oba rozwiązania. To znaczy daje formularz do wypełnienia + jednocześnie podaje minimalne informacje jakich oczekuję. W swoich zapytaniach ofertowych najczęściej proszę o podanie:

  • danych identyfikacyjnych oferenta (Nazwa firmy, Imię Nazwisko, adres, telefon)
  • opisu przedmiotowego zamówienia, w taki sposób, żeby odpowiadał on treści zapytania ofertowego;
  • wartości netto, brutto i podatku VAT w stosunku do przedmiotowego zamówienia;
  • informacji na temat kryteriów, które mają wpływ na punktację np. długość okresu gwarancji, czas realizacji zamówienia.
  • terminu ważności oferty;
  • pieczątki i czytelnego podpisu oferenta lub osoby go reprezentującej;

Pozostałe informacje

W tym punkcie warto przypilnować kilku spraw. Przede wszystkim musimy określić czy dopuszczamy możliwość składania ofert częściowych (to znaczy takich, które nie dotyczą całego naszego zamówienia). Przykładowo jeżeli przedmiotem zamówienia jest zakup 1000 sztuk 2-letnich drzewek jabłoni, odmiany Ligol i 500 sztuk 2-ltenich drzewek jabłoni odmian Gloster, to potencjalny oferent może złożyć ofertę tylko na jeden rodzaj drzewek. W takiej sytuacji mamy obowiązek przeprowadzić procedurę wyboru wykonawcy odrębnie dla każdej części.

Kolejny niezmiernie istotny zapis dotyczy możliwości anulowania postępowania bez podania przyczyny. Załóżmy, że będziemy mieli taką sytuację. Przeprowadzamy postępowanie ofertowe podczas, którego wpływa do nas niezwykle korzystna oferta od nieznanej firmy. Wchodzimy w internet sprawdzamy opinię i okazuje się, że w zdecydowanej większości są one negatywne. Kontaktujemy się z wykonawcą i już po 5 minutach rozmowy wiemy, że nie chcemy, żeby to ta firma realizowała nasze zamówienie. W takiej sytuacji jedyną możliwością jest anulowanie całego postępowania. Ale tutaj jest jeden warunek. W zapytaniu ofertowym musi się znaleźć zapis, że zamawiający zastrzega sobie możliwość anulowania postępowania bez podania przyczyny.

W tym miejscu warto również zawrzeć informację, że umowa zostanie zawarta pod warunkiem pozytywnej oceny całego postępowania ofertowego przez Agencję Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa. Taki zapis uchroni nas przed ewentualnymi roszczeniami ze strony wykonawcy.

Przeprowadzenie i zamknięcie postępowania protokołem

Kiedy mamy przygotowane zapytanie ofertowe oraz posiadamy login i hasło, nie pozostaje nam nic innego jak umieszczenie całości na portalu ARiMR. Minimum przez okres 7, a w przypadku robót budowlanych 14 dni musisz przyjmować wszystkie wpływające oferty. Kiedy okres składani ofert się zakończy przechodzisz do oceny całego postępowania, które składa się z dwóch etapów.

W ramach pierwszego etapu w pierwszej kolejności musisz zrobić zestawienie wszystkich ofert, które wpłynęły w odpowiedzi na Twoje zapytanie ofertowe. Następnie sprawdzasz, którzy oferenci spełnili warunki udziału w postępowaniu. Najczęściej sprowadza się to do udzielenia odpowiedzi na kilka pytań:

  • Czy oferenci udokumentowali posiadane doświadczenie, wiedzę i zasoby, które są niezbędne do zrealizowania Twojego zamówienia – oczywiście jeżeli o to poprosiłeś ?
  • Czy oferty zostały złożone w wyznaczonym terminie składania ofert ?
  • Czy oferty zawierają wszystkie wymagane elementy, które zostały określone w zapytaniu ofertowym lub czy oferta została złożona na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik zapytania ofertowego ?

Jeżeli którakolwiek z ofert nie spełnia warunków udziału w postępowaniu powinna zostać odrzucona, a Ty jesteś zobligowany do zawarcia w protokole z postępowania odpowiedniej adnotacji o przyczynie jej odrzucenia.

Do drugiego etapu przechodzą wyłącznie oferty, które spełniają warunki udziału w postępowaniu, czyli te które nie odrzuciliśmy podczas etapu pierwszego. W ramach drugiego etapu dokonujemy oceny złożonych ofert w kontekście powiązań osobowych i kapitałowych pomiędzy oferentem, a zleceniodawcą. Jeżeli którykolwiek z oferentów jest powiązany należy go wykluczyć z dalszego postępowania i odpowiednią adnotację zawrzeć w protokole. W tej ocenie kluczowe jest oświadczenie zleceniodawcy. W ramach następnego kroku dokonujemy oceny punktowej i wybieramy wykonawcę – rzecz jasna, jest to oferent który uzyskał największą liczbę punktów 🙂 Informację o wyniku postępowaniu zamieszczamy w protokole oraz na portalu ogłoszeń.

Kolejnym krokiem jest przedłożenie całej dokumentacji do Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa w celu oceny. Urząd ma na tą czynność 30 dni, jednak z praktyki wiem, że okres ten jest przynajmniej dwukrotnie dłuższy. Dopiero kiedy nasze postępowanie zostanie zatwierdzone możemy przystąpić do realizacji zamówienia.

Najczęściej popełniane błędy

Kary za niewłaściwe przeprowadzone postępowanie są dość surowe i sięgają 100% przyznanego dofinansowania. A przecież nie o to nam chodzi aby rezygnować z dofinansowania. Dlatego warto poświęcić czas i dołożyć wszelkich starań aby cała procedura  przebiegła prawidłowo. Kiedy przeglądam postępowania zamieszczone na portalu pewne błędy powtarzają się seryjnie. Powiedzmy sobie o 4 przykładowych.

Jedynym sposobem złożenia oferty jest jej osobiste dostarczenie – podejrzewam, że wynika to z próby kontroli nad postępowaniem i uniemożliwienia wszystkim „niechcianym” oferentom wzięcia w nim udziału. Wyobraźmy sobie sytuację, w której zleceniodawca jest z Krakowa, a potencjalny wykonawca ze Szczecina. Konieczność pokonania kilkuset kilometrów tylko po to aby złożyć ofertę lub nikogo nie zastać, wydaje się dość ekstremalnym pomysłem. Dlatego w mojej opinii ograniczanie sposobu złożenia oferty wyłącznie do formy osobistej, narusza zasady konkurencyjności.

Warunkiem udziału w postępowaniu jest prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie przedmiotu zamówienia – w mojej opinii taki zapis ogranicza konkurencję, ponieważ mogę wyobrazić sobie sytuację, w której określona firma, która do tej pory nie wykonywała przedmiotowej działalności, zacznie ją wykonywać. Ba mogę sobie nawet wyobrazić sytuację, w której wykonawcą mojego zlecenia będzie osoba fizyczna nie prowadząca działalności gospodarczej. Według mnie zapisy tego typu są niewłaściwe.

Warunkiem udziału w postępowaniu jest zapewnienie serwisu w promieniu 30 km od zamawiającego – nie rozumiem co zleceniodawcę interesuje gdzie jest serwis. Warunkiem może być dojazd serwisu w określonym czasie lub usunięcie usterki w określonym czasie, a nie lokalizacja stacji serwisowej. Wszak chodzi o to żeby maszyna była szybko naprawiona, a nie serwis był blisko. Tak postawiony warunek w oczywisty sposób wyklucza z postępowania wszystkich oferentów mających swoje stacje poza promieniem 30 km od wnioskodawcy. Możliwość konkurencji jest zakłócona.

Możliwość wglądu w dokumentację projektową w określonych dniach i godzinach – tego typu zapisy widziałem  w całej masie postępowań na roboty budowlane. Jednak mało kto zdaje sobie sprawę, że to również może ograniczać wielu wykonawcą możliwość wzięcia udziału w postępowaniu. Cała dokumentacja projektowa powinna być zeskanowana i stanowić załącznik do postępowania. Wykonawca może odwiedzić zamawiającego żeby np. obejrzeć plac budowy. Jeżeli warunki techniczne portalu ogłoszeń uniemożliwiają załączenie całej dokumentacji, sugeruję umieścić ją w innymi miejscu w internecie, a w ogłoszeniu dać link.

Jak zrobić żeby określona oferta wygrała ?

Oczywiście nie można czegoś takiego zrobić. Zasady konkurencyjności zostały wymyślone po to aby konkurować. Ale są różne sposoby, które mogą pomóc naszemu faworytowi. Na początku chciałbym obalić pewien mit, który powtarza cała masa osób. Brzmi on mnie więcej tak – jeżeli jakaś oferta nie będzie mi odpowiadała, wyrzucę ją do kosza i nikt się o tym nie dowie. Rozwiązanie, że nikt się o tym nie dowie jest możliwe ale ryzykowne. Po pierwsze zawiedziony oferent może powiadomić ARiMR o tym, że brał udział w postępowaniu, a po drugie jeżeli udowodni nam, że nielegalnie go ominęliśmy to może od nas żądać odszkodowania.  Co więc możemy zrobić ? Przede wszystkim możemy wykorzystać narzędzia, które posiadamy w ramach tworzonego zapytania ofertowego. Pamiętajmy, że ustalamy kryteria wyboru oferty wraz z wagami punktowymi, a to może sprzyjać jednym bardziej innym mniej. Dodatkowo możemy w taki sposób  określić warunki postępowania żeby odstraszyć wszystkie niepoważne firmy. Na przykład poprzez załączenie formularza umowy, która zawrzemy z wykonawcą. Sama umowa może zawierać odpowiednio długie terminy płatności, może zawierać kary umowne za nie właściwe lub nie terminowe wykonanie zadania. Możliwości jest naprawdę sporo. Ostatnią rzeczą jaką mogę doradzić jest stosowanie w zapytaniu zapisu o możliwości anulowania postępowania bez podania przyczyny. Jeżeli coś nie będzie nam pasowało to będziemy powtarzali postępowanie – aż do skutku.

Z mojej strony to wszystko. Mam nadzieję, że ten artykuł, z którego wyszedł mini poradnik będzie dla Ciebie pomocny w opracowaniu postępowania na portal ogłoszeń. Jeżeli jednak potrzebujesz pomocy doradczej w całej procedurze to naszą ofertę znajdziesz tutaj –>