Wystawianie faktur dokumentujących prowadzone transakcje jest jednym z podstawowych zadań wśród przedsiębiorców. Już niedługo wszyscy prowadzący działalność będą mieli obowiązek wystawiać je przez Krajowy System e-Faktur. Co warto o nim wiedzieć?
Krajowy System e-Faktur – co to jest?
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktu jest rodzajem internetowej platformy, która pozwala na wystawianie oraz udostępnianie faktur elektronicznych określanych jako faktury ustrukturyzowane.
Faktura ustrukturyzowana jest rodzajem ujednoliconej faktury elektronicznej w formacie XML, która posiada strukturę logiczną e-Faktury FA(2) zgodną z wzorem zapisanym w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE).
Krajowy System e-Faktur ma spowodować, że wystawianie e-faktur będzie łatwiejsze, a także ma usprawnić kontrolę nad transakcjami sprawowaną przez organy podatkowe, co ma zmniejszyć ryzyko oszustw.
Dla kogo przeznaczony jest Krajowy System e-Faktur?
Wystawianie e-faktur przez KSeF dotyczy:
– Przedsiębiorców, którzy zarejestrowani są jako czynni podatnicy podatku VAT,
– Przedsiębiorców, którzy są zwolnieni z płacenia podatku VAT,
– Podatników, którzy są identyfikowani do szczególnej procedury unijnej OSS i którzy mają identyfikator NIP.
Od kiedy obowiązuje Krajowy System e-Faktur?
Krajowy System e-Faktur wprowadzany jest etapami, dlatego początkowo nie musieli korzystać z niego wszyscy przedsiębiorcy. Kiedy wchodzi obowiązek KSeF dla wszystkich firm?
Etapy wdrożenia KSeF:
– 1 stycznia 2022 – od tego dnia Krajowy System e-Faktur jest dostępny jako rozwiązanie dobrowolne,
– 1 lipca 2024 – od tego dnia Krajowy System e-Faktur ma być obowiązkowym rozwiązaniem dla wszystkich firm.
Wobec tego przedsiębiorcy mogą korzystać z systemu dobrowolnie, ale nie mają obowiązku jego używania, natomiast od początku lipca 2024 roku będą musieli już korzystać z niego obowiązkowo.
Jak wystawić fakturę przez Krajowy System e-Faktur?
Żeby rozpocząć wystawianie faktur elektronicznych przez Krajowy System e-Faktur, konieczne jest w pierwszym kroku zarejestrowanie się na stronie Ministerstwa Finansów.
Następnie wystawianie e-faktur możliwe jest na dwa sposoby:
– Z użyciem bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów,
– Z użyciem komercyjnego oprogramowania do wystawiania faktur, na przykład funkcję taką ma program LoMag (https://www.lomag.pl/ksef/) ułatwiający przygotowywanie e-faktur.
Wobec tego przedsiębiorcy nie muszą kupować programu do wystawiania faktur, gdy skorzystają z narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów. Warto jednak pamiętać, że komercyjne programy mogą zaoferować szerszą funkcjonalność i uprościć wiele dodatkowych procesów w firmie.
