Faktura proforma jest szczególnym rodzajem dokumentu, który pomimo swojej nazwy w rzeczywistości nie jest fakturą. Czym dokładnie jest więc proforma? Jakie ma ona zastosowanie? Czy powinno się ją księgować?
Faktura proforma – co to jest?
Proforma czy pro forma jest rodzajem dokumentu, który ma na celu przekazanie kontrahentowi najważniejszych informacji dotyczących transakcji.
Samo słowo „pro forma” pochodzi z łaciny. Tłumaczone jest ono głównie jako „dla pozoru” albo „tymczasowo”.
Faktura proforma to nie dokument księgowy, co oznacza, że nie powinna być ona traktowana tak samo jak faktura VAT oraz inne rodzaje faktur, które są tego typu dokumentami.
Jakie elementy zawiera faktura proforma?
Elementy faktury proforma najczęściej są takie same jak faktury VAT, przy czym różnią się one swoimi tytułami. Przy fakturze proforma umieszcza się na niej stosowny zapis, że jest ona tego typu fakturą, aby nie pomylić jej z innymi rodzajami faktur. By zagłębić informacje proponuję odwiedzić witrynę pkb24.pl
Do głównych elementów faktury proforma zaliczane są:
– data wystawienia
– dane stron transakcji
– nazwa produktu, usługi
– cena jednostkowa
– jednostka miary i ilość towarów
– stawki i kwoty podatku VAT
– wartość sprzedaży netto i brutto
– kwota do zapłaty
Dodatkowo można również umieścić w niej informacje jak termin zapłaty, termin realizacji transakcji.
Warto wskazać, że przepisy nie regulują kwestii istnienia czy elementów takiej faktury, dlatego mogą znaleźć się w niej również inne informacje.
Przeznaczenie faktury proforma
Zazwyczaj faktura proforma jest stosowana jako zapowiedź wystawienia właściwej faktury, na przykład VAT. Może ona również stanowić sposób przygotowania oferty, która nie zobowiązuje jeszcze do dokonania zakupu.
Zatem, czy faktura proforma jest dowodem zakupu? Nie, nie jest ona potwierdzeniem dokonania zakupu, ponieważ wystawiana jest ona wtedy, gdy jeszcze do niego nie doszło.
Otrzymanie faktury proforma nie oznacza również, że należy ją opłacić. Jest to konieczne dopiero wtedy, gdy wystawiona będzie faktura VAT lub inna faktura będąca dokumentem księgowym.
Na podstawie faktury proforma nie można również odliczyć podatku VAT.
Wystawienie faktury proforma nie jest trudne. Można przygotować ten dokument odręcznie, skorzystać z gotowych szablonów albo oprogramowania komputerowego. Wiele programów do fakturowania pozwala na przygotowanie tego typu dokumentu automatycznie na podstawie danych stron oraz przedmiotu sprzedaży.
Czy należy księgować fakturę proforma?
Ze względu na fakt, że faktura proforma nie jest dokumentem księgowym, nie księguje się jej w księgach przychodów i rozchodów czy księgach rachunkowych.
Wobec tego księgowanie proformy nie jest konieczne i nie powinno się tego robić. Dopiero wtedy, gdy dojdzie do rzeczywistego zawarcia transakcji, co potwierdza odpowiedni dowód księgowy, konieczne jest wprowadzenie go do ksiąg.
