W wielu firmach nadal podpisuje się faktury po ich wystawieniu. Czy jednak rzeczywiście jest to konieczne? Sprawdź, w jakich sytuacjach warto pamiętać o podpisaniu faktury VAT oraz innych typów faktur! Rozmaite korzystne podpowiedzi zawarte w program do faktur za darmo.
Czy trzeba podpisywać faktury?
Aż do 2004 roku na fakturach składano podpisy. Podpisywały je wtedy obie strony – sprzedający oraz kontrahent lub klient.
W 2004 roku, czyli w roku, w którym Polska weszła do Unii Europejskiej, wprowadzono zmiany dotyczące wielu obszarów prawa. Dotyczyły one również faktur. Od tego momentu nie ma konieczności składania podpisów na fakturach.
Zatem, czy faktury muszą być podpisane? Dzisiaj nie ma już takiej potrzeby, dlatego brak podpisu na fakturze nie jest błędem. Taka faktura może być przekazana do odbiorcy oraz może być dowodem księgowym wprowadzonym do ksiąg firmowych.
Podpisu nie wymaga się na żadnej z faktur, między innymi na fakturach VAT, VAT marża, korygujących. Czy duplikat faktury musi być podpisany? Również nie ma takiej konieczności.
Podpis na fakturze – kiedy warto go złożyć?
Są jednak przypadki, gdy złożenie podpisu na fakturze może być bardzo pomocne i warto zadbać o to, aby ją sygnować.
Przede wszystkim podpis na fakturze może dodatkowo ją uwiarygadniać. Gdy kontrahent lub klient podpisał fakturę, ale nie zapłacił za nią, wtedy można łatwiej odzyskać należności przed sądem. Wobec tego podpisanie faktury jest z punktu widzenia jej wystawcy korzystnym rozwiązaniem.
Również często praktykowane jest podpisywanie korekt faktur. Czy faktura korygująca musi być podpisana? Podobnie jak w przypadku innych faktur nie jest to konieczne, jednak korekta powinna być potwierdzona przez drugą stronę, która ją otrzymuje. Wtedy najczęściej stosuje się właśnie podpis, ponieważ pozwala on na łatwe potwierdzenie korekty.
Jak podpisywać faktury elektroniczne?
Obecnie wielu przedsiębiorców korzysta z faktur elektronicznych, inaczej określanych jako e-faktury. Są one bardzo wygodne, ponieważ nie wymagają drukowania i wysyłania do odbiorcy. Wystarczy tylko wystawić je i nadać do niego pocztą e-mail lub udostępnić do pobrania.
Podpisywanie faktur elektronicznych nie jest również konieczne, natomiast można to robić. W tym celu stosowane są podpisy kwalifikowane. Są to bezpieczne podpisy elektroniczne, które potwierdzają tożsamość osoby posługującej się takim podpisem. Oznacza to, że podpis kwalifikowany jest równoznaczny z podpisem odręcznym.
Zatem należy pamiętać o tym, że obecnie podpisywanie faktur nie jest konieczne. Faktura może być przekazana bez podpisu, ale jej odbiorca również nie musi jej podpisywać. Analogicznie jest w przypadku faktur elektronicznych, które również nie wymagają sygnowania. W wielu przypadkach podpis może być jednak pomocny, na przykład dla potwierdzenia odbioru dokumentu.